Dla tych, co pierwszy raz

A więc postanowiłeś zorganizować konferencję? To ciekawe zadanie, ale na pewno wszystko pójdzie dobrze. A poza tym nie jesteś sam i nie musisz (nawet nie powinieneś) sam wszystkiego robić. Zawsze też możesz skorzystać z cennych rad i podpowiedzi sprawdzonych współpracowników lub informacji podanych w tym portalu.

Poniżej zamieszczamy przydatną listę zalecanych działań oraz ich optymalnego harmonogramu.

Na dobry początek

nr	Zalecane działanie	Termin realizacji przed konferencją
1.	Przemyśl całą koncepcję konferencji, jej główny cel, główne tematy, formułę jej organizacji (tylko prelekcje, plus ewentualna dyskusja po każdym wystąpieniu, panele dyskusyjne, warsztaty robocze, sesje panelowe, sesje równoległe, towarzyszące wystawy, pokazy, targi, program towarzyszący, etc.)	2 do 1 roku
2.	Ustal przybliżony budżet konferencji	1.5 roku do 1 roku
3.	Ustal ewentualną opłatę i warunki uczestnictwa w konferencji	1.5 roku do 1 roku
4.	Ustal wstępną listę prelegentów, gości, VIPów oraz uczestników	1.5 roku do 1 roku
5.	Wybierz ewentualnego organizatora imprezy (Biuro Podróży, agencja), który w Twoim imieniu będzie realizował wszystkie Twoje zamierzenia i cele. Pomiń pozostałe punkty, bo to zadania dla wybranego przez Ciebie organizatora konferencji.	1.5 roku do 1 roku
6.	Ustal datę konferencji (plus daty rezerwowe) oraz jej miejsce (plus miejsca rezerwowe), skorzystaj z pomocy portalu www.konferencje.info.pl. Sprawdź w miarę możliwości, czy w wybranym terminie nie ma już konferencji o podobnej tematyce, unikaj dat świątecznych i okołoświątecznych, okolic długich weekendów, meczy drużyny narodowej, wyborów, końca i początku roku szkolnego, itp. Uwzględnij też warunki pogodowe w tym okresie. Zarezerwuj hotele dla swoich gości.	1.5 roku do 1 roku
7.	Zarezerwuj wstępnie obiekt konferencyjny. Sprawdź dostępność, liczbę i pojemność sal konferencyjnych (link do www.konferencje.info.pl), poproś o listę współpracujących z obiektem konferencyjnym dostawców usług konferencyjnych i towarzyszących (agencje, transport, catering, sprzęt nagłaśniający, multimedialny i do tłumaczeń symultanicznych)	1.5 roku do 1 roku
8.	Ustal ostateczną koncepcję konferencji i opracuj szczegółowy harmonogram konferencji. Zweryfikuj liczbę potrzebnych sal konferencyjnych.	1.5 roku do 1 roku
9.	Opracuj strategię promocji konferencji, zaplanuj drogi promocji (prasa, media, reklama, bezpośrednia wysyłka, itp.) oraz jej harmonogram, poszukaj ewentualnych sponsorów i partnerów medialnych. Opracuj logo imprezy i nośną oprawę medialną. Zaplanuj daty powiadomień dla prasy i komunikatów prasowych.	1.5 roku do 1 roku
9.	Opracuj strategię promocji konferencji, zaplanuj drogi promocji (prasa, media, reklama, bezpośrednia wysyłka, itp.) oraz jej harmonogram, poszukaj ewentualnych sponsorów i partnerów medialnych. Opracuj logo imprezy i nośną oprawę medialną. Zaplanuj daty powiadomień dla prasy i komunikatów prasowych.	1.5 roku do 1 roku
10.	Odwiedź zarezerwowany obiekt konferencyjny i sprawdź jego funkcjonalność pod kątem planowanej konferencji, skontroluj wszystkie zarezerwowane sale.	do 1 roku
11.	Zdefiniuj potrzeby sprzętowe do obsługi technicznej konferencji. Skorzystaj z informacji w tym portalu lub też darmowej konsultacji doświadczonej firmy obsługi konferencji (konsultacja)	6 miesięcy
12.	Wybierz sprawdzonego i zaufanego dostawcę usług obsługi technicznej konferencji. Pamiętaj, że głównym kryterium wyboru nie może być cena ale doświadczenie i referencje.	6 do 4 miesięcy
13.	W przypadku konferencji międzynarodowej lub zaproszonych gości z zagranicy wybierz i zarezerwuj usługi najbardziej doświadczonych tłumaczy. Pamiętaj, że uczestnicy konferencji w większości nie słuchają zagranicznego mówcy, ale - tłumacza. Źle dobrani tłumacze mogą zrujnować cały trud organizacyjny i zniszczyć dobrą opinię organizatora konferencji. Warto skonsultować się z wybranym dostawcą usług konferencyjnych, który ma niezbędną wiedzę i doświadczenie w tym zakresie.	6 do 4 miesięcy
14.	Zdefiniuj potrzeby telekomunikacyjne dla konferencji (łącza telekomunikacyjne, przewodowy lub bezprzewodowy dostęp do Internetu, sieć komputerowa, połączenie wideokonferencyjne lub telekonferencyjne, itp. Skonsultuj te potrzeby z dostawcą obsługi technicznej konferencji).	6 do 4 miesięcy
15.	Wybierz dostawców pozostałych usług okołokonferencyjnych (transport uczestników, catering, oprawa plastyczna, obsługa fotograficzna i filmowa, druk materiałów, obsługa sekretariatu, hostessy, piloci, usługi towarzyszące, itp.). Wyślij zapytania o oferty. Pamiętaj, że głównym kryterium wyboru nie może być cena, ale doświadczenie i referencje.	6 do 4 miesięcy
16.	Na bieżąco uaktualniaj listę gości i listę zakwaterowania w hotelach	Do dnia konferencji
17.	Ustal zasady rejestracji gości i uczestników, system ich identyfikacji oraz pozostałe szczegóły logistyczne.	6 do 4 miesięcy
18.	Pomyśl o tzw. programie towarzyszącym dla osób, które przyjadą razem z VIPami, ale nie będą uczestniczyć w konferencji.	4 do 2 miesiące
19.	Rozpocznij akcję reklamową i/lub informacyjną w mediach. Przygotuj i roześlij pierwsze komunikaty prasowe, rozpocznij wysyłkę indywidualną zaproszeń.	6 do 4 miesięcy
20.	Ustal terminy płatności, sposób płatności oraz poszczególne elementy rozliczeń finansowych z dostawcami i wszystkimi innymi osobami zaangażowanymi w organizację Twojej konferencji.	6 do 4 miesięcy
21.	Pomyśl o ewentualnym zakupie upominków dla VIPów, zaproszonych gości lub uczestników konferencji.	6 do 4 miesięcy
22.	Sprawdź czy masz ewentualne zezwolenia, licencje, prawa autorskie (druk materiałów, odtwarzanie muzyki, filmów itp.)	6 do 4 miesięcy
23.	Przygotuj ewentualne materiały konferencyjne rozdawane uczestnikom, pomyśl o ich tłumaczeniu.	6 do 4 miesięcy
24.	Pomyśl o ewentualnym przygotowaniu teczek konferencyjnych, długopisów i notatników dla uczestników. Rozważ celowość przygotowania specjalnych materiałów reklamowych dla uczestników.	6 do 4 miesięcy
25.	Czas na intensywną akcję reklamową i/lub informacyjną w mediach. Roześlij kolejne komunikaty prasowe, ponów wysyłkę indywidualną zaproszeń. Rejestruj na bieżąco uczestników.	4 do 2 miesiący
26.	Sprawdź ostatecznie i potwierdź swoje ustalenia ze wszystkimi dostawcami i współpracującymi osobami.	2 do 1 miesiąc
27.	Przygotuj identyfikatory, wejściówki, oznaczenia, tablice informacyjne, plansze, banery, itp	1 miesięc
28.	Określ potrzebny Ci personel na i w trakcie konferencji, rozdziel zadania i zakres odpowiedzialności.	1 miesięc
29.	Przygotuj ostateczny program konferencji i powiadom wszystkich dostawców o ewentualnych zmianach lub nowych potrzebach.	3 tygodnie
30.	Przeprowadź odprawę swojego zespołu. Zaproś ewentualnie współpracowników i dostawców usług, wyznacz z ramienia organizatora osobę/osoby, które będą bezpośrednio nadzorowały współpracę z danym podwykonawcą czy grupą podwykonawców.	1 tydzień
31.	Zainicjuj aranżację miejsca konferencji, jej oprawę graficzną. Pamiętaj o ewentualnym urządzeniu biura konferencji, jej recepcji, centrum teleinformacyjnym, faksach, kserokopiarce itp.	7 do 3 dni
32.	Dopilnuj realizacji zadań swojego zespołu. Sprawdź czy wszystkie zamówione lub przygotowane materiały są na miejscu, a dostawcy pamiętają o swoich obowiązkach.	3 do 2 dni
33.	Jeśli zrobiłeś wszystko, o czym napisano powyżej, wybrałeś sprawdzonych dostawców i pomyślałeś o wszystkich zagrożeniach i sprawach związanych przyjazdem gości i uczestników, to nie masz się o co martwić. Wszystko będzie dobrze.	1 dzień
34.	Po pierwszym dniu konferencji, (jeśli impreza trwa kilka dni) zweryfikuj działania dostawców i/lub współpracowników, jeśli można coś zmienić/udoskonalić - powiedz to ludziom i wprowadźcie zmiany

No i już po wszystkim. Gratulacje przyjdą później a Ty, mądrzejszy o bogate doświadczenia w organizacji swojej pierwszej konferencji, realizujesz kolejne działania związane z zakończoną właśnie konferencją.

Nr	Zalecane działanie	Termin realizacji po konferencji
1.	Bardzo serdecznie podziękuj wszystkim osobom i organizacjom zaangażowanym w sprawny przebieg konferencji.	Pod koniec konferencji lub zaraz po jej zakończeniu
2.	Dopilnuj szybkiej i sprawnej "ewakuacji" z miejsca konferencji wszystkich materiałów, własnych i wynajętych urządzeń, elementów informacyjnych i dekoracyjnych, elementów aranżacji wnętrz, itp. by nie ryzykować strat lub dodatkowych obciążeń finansowych.	Tuż po zakończeniu konferencji
3.	Upewnij się, że nic nie zginęło i że wszystkie zamówione materiały i usługi zostały zrealizowane, nie będzie dodatkowych kosztów ani zmian w stosunku do uprzednich ustaleń.	Tuż po zakończeniu konferencji
4.	Zgromadź wszystkie wystąpienia na konferencji, jeśli zamierzasz je wydrukować i rozesłać uczestnikom. Rozważ celowość ich przetłumaczenia na inne języki.	1 do 7 dni
5.	Przeanalizuj cały przebieg konferencji, zapisz wnioski i dane dostawców, z których chciałbyś skorzystać w przyszłości, to oni są współautorami Twojego sukcesu.	1 tydzień
6.	Sprawdź rachunki i faktury, dopilnuj należnych płatności.	1 do 2 tygodni

Uwagi końcowe

Mimo iż staraliśmy się pomyśleć o najważniejszych sprawach i działaniach związanych z organizacją "typowej" konferencji, a także wiążącym terminarzu tych działań to:

1. Twoja konferencja może wymagać większej ilości punktów i działań do podjęcia. Ale może też pozwolić na radykalną redukcję liczby wskazanych działań oraz aspektów organizacji konferencji,
   
   
2. W zależności od rangi konferencji, liczby jej uczestników i ich miejsca zamieszkania, miejsca konferencji i wielu innych czynników terminy realizacji zalecanych działań mogą wymagać znaczącego wydłużenia (nawet 3-krotnego). Dla mniejszych, lokalnych konferencji terminarz tych działań może być skrócony,
   
   
3. Jeśli do współpracy dobrałeś sprawdzonych lub doświadczonych dostawców usług okołokonferencyjnych możesz polegać na ich dobrych radach i sugestiach,
   
   
4. Zawsze też możesz zwrócić się ze swoim pytaniem do firmy bogatej w ponad 20-letnie doświadczenie w obsłudze konferencji (kontakt).

Autorzy serwisu - Centrum Tłumaczeń i Obsługi Konferencji LIDEX - są ekspertami w dziedzinie obsługi technicznej (wynajem i obsługa sprzętu technicznego podczas konferencji) oraz językowej (tłumaczenia symultaniczne i konsekutywne) konferencji i wszelkich imprez (eventów) krajowych i międzynarodowych.

Powyższe sugestie powstały w oparciu o 20-letnie doświadczenie firmy LIDEX w obsłudze technicznej i językowej ponad 10 tysięcy konferencji, eventów, szkoleń, seminariów, organizowanych przez profesjonalistów - Klientów Centrum Tłumaczeń i Obsługi Konferencji LIDEX. Celem tych wskazówek jest pomoc zarówno tym, którzy konferencję organizują po raz pierwszy, jak i bardziej doświadczonym organizatorom, którzy mogą je wykorzystać jako podręczną listę kontrolną.

Prawa autorskie Zawartość tej strony internetowej chroniona jest prawem autorskim i nie może być kopiowana lub cytowana w całości lub jakimkolwiek fragmencie bez podania źródła. Zawarte w całym serwisie materiały nie mogą być wykorzystywane na innych stronach www lub portalach informacyjnych bez pisemnej zgody firmy LIDEX.